Técnico

Há alguns meses, a Microsoft lançou uma nova versão gratuita do Outlook para Windows 10 e 11, chamada de "Novo Outlook".

Temos recebido diversos relatos de problemas relacionados ao uso dessa versão, motivo pelo qual decidimos esclarecer alguns pontos importantes.  O "Novo Outlook" não é um cliente de e-mail completo como as versões tradicionais. Ele funciona de forma semelhante a um webmail, porém em formato de aplicativo, com foco principal em contas Microsoft (como Outlook.com e Hotmail) e outros serviços online como Gmail, Yahoo e iCloud.

Para contas de e-mail de hospedagem POP3 ou IMAP, o Novo Outlook apresenta diversas limitações técnicas, sendo a principal delas a ausência de arquivos locais (PST). Isso representa um risco considerável para usuários de contas POP3, pois não há armazenamento local, não existindo backup das mensagens. Já para contas IMAP, o impacto é menor, embora ainda existam restrições.

Além disso, o Novo Outlook não se conecta diretamente aos nossos servidores. Em vez disso, a comunicação é feita por meio dos servidores da Microsoft, que atuam como intermediários (proxy). Essa arquitetura pode gerar instabilidades, principalmente quando há problemas nos serviços Microsoft. Muitas vezes, esses problemas são percebidos como falhas no servidor ou na conta do usuário, quando na verdade a causa está na conexão feita pelo Novo Outlook.

Mais informações sobre como funciona essa sincronização podem ser encontradas no link oficial da Microsoft:

https://support.microsoft.com/pt-br/office/sincronizar-sua-conta-no-outlook-com-o-microsoft-cloud-985f9e19-d308-4e85-9d1d-0c6f32f8e981

Por esse motivo, não recomendamos o uso do Novo Outlook. Sugerimos as seguintes alternativas, mais compatíveis e confiáveis com nossos servidores:

• Outlook do pacote Microsoft Office (versão paga)

• Outlook "clássico" (gratuito, disponível no Windows 10/11)

• Thunderbird (gratuito, leve, de fácil uso e com suporte completo a POP3/IMAP)
  
  

Se você estiver usando o Novo Outlook, recomendamos alternar para o Outlook Clássico ou para uma das opções acima. Para contas IMAP, a mudança é simples e sem perdas. No entanto, para contas POP3, as mensagens existentes no Novo Outlook não podem ser migradas, devido às limitações do software. Caso deseje continuar utilizando o Novo Outlook, não há impedimento porém, não podemos garantir a estabilidade ou funcionamento adequado, já que a conexão entre seu computador e nossos servidores depende do serviço intermediário da Microsoft.

Spammers adotam novas táticas para driblar filtros de e-mail e aumentar eficácia de ataques

Nos últimos meses, observamos uma mudança significativa nas estratégias adotadas por spammers e criadores de malware. Em vez de mensagens cheias de imagens ou arquivos anexados, os cibercriminosos estão optando por e-mails com aparência simples, que contêm apenas um link em simulações de notificações legítimas. O objetivo é claro: enganar usuários e escapar dos filtros tradicionais de antispam e antivírus.

A nova abordagem tem se mostrado eficaz justamente por sua simplicidade. Sistemas de filtragem como o SpamAssassin, amplamente utilizado em servidores de e-mail no mundo todo, dependem de padrões de texto, elementos visuais, imagens externas e metadados para identificar mensagens suspeitas. Quando esses elementos são reduzidos ao mínimo, os filtros têm mais dificuldade em distinguir uma mensagem legítima de uma ameaça.

Atualmente cerca de 85% a 90% dos spams ainda conseguem ser bloqueados automaticamente, principalmente quando vêm de redes já denunciadas, conexões domésticas ou domínios pouco confiáveis, como ".sbs", ".cfd", ".top" e ".co.in". No entanto, quando os e-mails vêm de domínios populares como ".com.br", ".com", ".org" ou de grandes provedores como Google, Microsoft ou Yahoo, o bloqueio se torna arriscado, pois pode afetar mensagens legítimas.

Outro agravante é o uso de computadores invadidos, que passam a enviar mensagens a partir de contas reais, dificultando ainda mais a detecção. Nesses casos, o remetente visual costuma ser alterado para parecer confiável, enquanto o conteúdo traz apenas um link malicioso.

Entre os assuntos mais comuns dessas mensagens estão:

* Documento assinado, Documento pendente ou menções ao serviço DocuSign
* Currículo, Seleção de Recrutamento e Apresentação profissional
* Justiça Federal ou Notificação Recebida
* Alteração Contratual ou Entrega Pendente
* Fatura Online ou Planos de Saúde

A recomendação continua sendo a cautela. O usuário precisa desconfiar de qualquer mensagem inesperada, mesmo que venha de um endereço conhecido. Se há um link, é fundamental verificar a procedência antes de clicar.

Apesar dos avanços nos mecanismos de filtragem, a batalha contra o spam continua. Não é possível endurecer demais as regras dos filtros, ou corre-se o risco de barrar mensagens importantes. A orientação para empresas e usuários finais é simples: redobrar a atenção, repassar essas informações aos funcionários e manter boas práticas de segurança no uso do e-mail.

Como se proteger de e-mails falsos e identificar os verdadeiros

Os emails falsos, também conhecidos como phishing, são uma das formas mais comuns de golpes online. Nesses ataques, os golpistas enviam mensagens que simulam ser de instituições legítimas, como bancos, lojas online ou serviços conhecidos, tentando enganar o usuário a clicar em links suspeitos. Esses links geralmente direcionam para sites de baixa reputação ou páginas fraudulentas projetadas para roubar informações pessoais, como senhas, dados bancários ou números de cartão de crédito.

Identificando links falsos

Um dos truques mais eficazes para identificar links falsos é passar o mouse sobre o link no corpo do email, sem clicar. Ao fazer isso, o endereço real para onde o link aponta será exibido na barra de status do navegador ou do programa de email. Compare o endereço exibido com o site oficial da instituição. Muitas vezes, links falsos contêm nomes parecidos com os originais, mas com pequenas alterações, como substituição de letras (ex.: rn em vez de m) ou terminadores diferentes do oficial (ex.: .net em vez de .com).

O perigo dos remetentes forjados

Outro ponto crítico a ser observado é o endereço do remetente. Apesar de parecer confiável, o remetente do email pode ser forjado devido a brechas no protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Isso significa que golpistas podem enviar emails que aparentam vir de endereços legítimos, como suporte@banco.com, mas, na verdade, não têm qualquer relação com a instituição. Essa técnica é antiga e infelizmente não há como corrigir. O real remetente se conecta ao servidor de destino usando um email válido e, na hora de transmitir o "corpo" do email, a mensagem em si, sobrepõe o remetente através de um "header From:" que é usado pelos leitores de e-mail para identificá-lo.

Ação segura em caso de suspeita

Sempre que houver desconfiança sobre a legitimidade de um email, nunca clicar em links ou baixar anexos. Em vez disso, busque a informação diretamente no site oficial da instituição. Acesse o site digitando o endereço no navegador ou utilize nossos canais de suporte para confirmar a veracidade da mensagem, especialmente em caso de e-mails que falem de sua hospedagem ou do seu domínio (ex: renovação de domínio).

Estar atento a detalhes e verificar a autenticidade de links e remetentes são práticas essenciais para se proteger contra emails falsos. Com cautela e boas práticas de segurança, você pode evitar cair em armadilhas e manter seus dados protegidos.

Ao configurar o recebimento de e-mails, os usuários podem escolher entre dois protocolos principais: POP3 (Post Office Protocol 3) e IMAP (Internet Message Access Protocol). Cada um deles possui vantagens e desvantagens que devem ser consideradas de acordo com as necessidades do usuário.

POP3

O protocolo POP3 foi projetado para permitir que os e-mails sejam baixados do servidor para o computador do cliente e, por padrão, removidos do servidor, normalmente dentro de 14 dias (valor padrão). Isso traz algumas vantagens e desvantagens:

Pontos Positivos:

• Armazenamento local: Os e-mails ficam armazenados diretamente no computador do cliente, o que significa que ele tem total controle sobre seus arquivos e não depende de espaço no servidor.

• Segurança: Como os e-mails não permanecem na nuvem, em caso de extravio de senha (invasão da conta), um atacante não teria acesso a e-mails antigos e sim somente aos e-mails mais recentes (14 dias por padrão).

• Acesso rápido: Uma vez que os e-mails são baixados e armazenados localmente, a leitura e navegação entre mensagens tendem a ser mais rápidas, pois não há necessidade de comunicação constante com o servidor.

Pontos Negativos:

• Responsabilidade do backup: O usuário é responsável por manter backups dos e-mails, pois, em caso de falha no computador, os dados podem ser perdidos.

• Dificuldade de sincronização: Como os e-mails são baixados por dispositivo, acessá-los de diferentes dispositivos pode ser um problema, pois não há sincronização automática. Você pode configurar para "deixar uma cópia das mensagens no servidor" (padrão de 14 dias) para as mensagens recebidas, o que é suficiente para a maioria das pessoas, mas as mensagens de saída (envios via SMTP) não são sincronizadas, ficando apenas no dispositivo de origem.

IMAP

O protocolo IMAP mantém os e-mails armazenados no servidor, permitindo que o usuário acesse suas mensagens de qualquer dispositivo conectado à conta. Isso traz diferentes vantagens e desvantagens:

Pontos Positivos:

• Sincronização entre dispositivos: Como os e-mails permanecem no servidor, todas as mensagens enviadas e recebidas aparecem sincronizadas em qualquer dispositivo usado pelo usuário.

• Backup automático: O usuário não precisa se preocupar com backups, pois os e-mails permanecem armazenados no servidor. A InWeb realiza o backup das mensagens automaticamente em uma estrutura remota, duas vezes por dia, para raros casos de crash nos discos ou no servidor em si.

Pontos Negativos:

• Dependência do servidor: As mensagens são mantidas no servidor remoto, o que significa que o espaço disponível pode se tornar um problema ao longo do tempo, exigindo upgrades no plano de hospedagem para continuar armazenando novos e-mails.

• Desempenho ligeiramente inferior: Como o acesso aos e-mails depende de uma conexão constante com o servidor, a navegação entre mensagens pode ser um pouco mais lenta do que no POP3. O IMAP depende de conexão à Internet e estável.

• Sem backup em caso de erros do usuário: se o usuário mover ou apagar mensagens, por erro de utilização, não é possível recuperar o backup. Isso porque o backup do servidor é usado somente para crash estrutural, inviabilizando a recuperação de backups individuais, seja por conta, pastas ou mensagens únicas.
  

A escolha entre POP3 e IMAP depende das necessidades do usuário. Se a prioridade for velocidade e privacidade, o POP3 pode ser mais adequado. No entanto, se o usuário precisa acessar os e-mails de múltiplos dispositivos e não quer se preocupar com backups manuais, o IMAP é a melhor opção.